Lorsque vous possédez plusieurs entreprises à la fois, les soucis de l’organisation peuvent arriver très vite. En effet, être multi preneur est un vrai parcours de combattant. Gérer plusieurs business demande beaucoup de bonnes techniques et de méthodes. Quelles sont-elles ? Si vous êtes concernés par ce cas, voici comment diriger plusieurs entreprises à la fois.
Soyez déterminé pour pouvoir tout gérer
Créer plusieurs entreprises et les diriger à la fois c’est prendre des risques. En tant que multi-entrepreneur, il faut que vous soyez capable de mesurer et de dépasser les différentes difficultés qui se dresseront sur votre chemin. Face à un obstacle, évitez de baisser les bras, continuez à avancer et surtout, faites des sacrifices s’il est vraiment inévitable de le faire.
Déterminez vos objectifs pour travailler efficacement
Lorsque vous dirigez plusieurs entreprises à la fois, il faut que vous sachiez définir vos objectifs hebdomadaires. Ici, pensez aux choses que vous devez faire dans la semaine. Si vous négligez cette étape, vous ne pourrez pas établir vos priorités. Si certaines tâches sont rébarbatives à vos yeux, pensez à une manière plus amusante de les traiter. Vous pouvez par exemple trier les tâches par couleur et traiter en avant les couleurs foncées.
Organisez-vous pour une bonne gestion
L’organisation est un moyen clé de pouvoir gérer plusieurs entreprises à la fois. En tant que multi-entrepreneur, pour mieux s’organiser, tenez un agenda quotidien. Dans ce guide, notez toutes les tâches que vous devez faire un à un.
Lorsque vous dressez votre planning dans l’agenda, accordez-vous des créneaux réalistes. Si vous surestimez vos capacités, vous risquez de tomber dans l’improductivité. Alors, comment avoir une vision plus juste du temps à passer sur chaque activité que l’on doit faire ? Pour vous aider, posez-vous les bonnes questions. Voici quelques exemples :
- Avez-vous une bonne capacité de concentration ou votre attention peut-elle s’interrompre pour un oui et pour un non ? Là, il faut penser à vos aptitudes.
- Quel est le lieu qui vous convient le mieux pour l’activité à planifier ? Combien de temps pouvez-vous y rester ?
- Quelles sont les tâches que vous devez effectuer obligatoirement ? Ici, il faut noter tous les points que vous ne pouvez pas reporter ou annuler.
- Préférez-vous travailler par unités d’heures ou en demi-journées ? Cette question est nécessaire pour tester votre concentration.
- Avez-vous des loisirs ? En effet, plus vous aurez des choses à gérer, plus il sera difficile pour vous de libérer du temps. En effet, parfois, il faut inclure ces loisirs dans son agenda.
Les réponses à ces questions vous aideront à établir un emploi du temps efficace. Une fois l’agenda établi, testez-le pendant deux ou trois semaines. Si nécessaire, n’hésitez pas à ajouter quelques réajustements.
N’hésitez pas à déléguer certaines tâches à une autre personne
Pour une seule entreprise, il est déjà difficile de porter toutes les charges. De ce fait, il faudra réfléchir sur comment pouvoir tout gérer sur plusieurs entreprises à la fois.
Dans le cas de la pluralité, n’hésitez pas à attribuer certaines tâches à une autre entité compétente. Ainsi, vous pouvez seulement vous charger de celles qui sont essentielles. Mais à qui déléguer ces tâches ? Vous avez le choix de recruter des chefs pour chaque entreprise ou de collaborer avec un bras droit.
Dès lors que vous décidez de déléguer des tâches, sachez avant tout faire confiance. Faites des briefs de temps en temps, les avis de vos collaborateurs peuvent être véridiques. Ainsi, vous aurez une idée claire sur les meilleurs moyens d’avancer ensemble. D’ailleurs, en leur donnant toute l’autonomie nécessaire dans la gestion des certains dossiers ou projets, vous leur permettrez de mieux s’émanciper.
Il est non négligeable de dire que déléguer les tâches vous apporte plusieurs autres avantages. Mis à part le gain de temps, vous avez en plus à votre disposition un renfort compétent. Vous maîtrisez alors mieux certains coûts, ce qui vous permet de mieux vous décharger.
N’hésitez pas à externaliser certaines tâches
Vous avez déjà entendu parler de l’externalisation ? L’externalisation ou outsourcing en anglais consiste à confier certaines tâches à un prestataire externe, expert dans son domaine.
En ayant recours à ce genre d’alternative, vous pouvez vous concentrer sur le cœur de votre activité. Vous devenez alors plus productif tout en gagnant en qualité. Cependant, il est important de bien se renseigner sur le prestataire. En effet, tout se joue sur la confiance, si c’est bon sur ce point alors tout se déroulera bien.
Accordez-vous du temps
En tant que multi-entrepreneur, il faut savoir faire une pause. Ainsi, n’hésitez pas à vous déconnecter de votre vie professionnelle. Accordez-vous du temps pour faire ce que vous aimez.
Vous pouvez par exemple prévoir du temps pour pratiquer votre activité sportive préférée. En plus de réduire le stress, cela booste votre motivation et votre énergie.
Maximisez votre productivité lors de vos déplacements
Profitez de vos déplacements pour vous occuper de certaines tâches. Si vous passez une heure sur un trajet, optimisez-le. Par exemple, lorsque vous vous déplacez en voiture, vous pouvez en même temps écouter vos mails..
Fixez-vous des limites
Pour être multitâche et efficace, il faut savoir se fixer des limites. Ainsi, n’hésitez pas à limiter la quantité d’activités que vous essayez de faire en même temps. En effet, à vouloir trop multiplier les tâches, vous risquez de perdre en rendement.
Utilisez les bons outils et équipez-vous
Actuellement, la technologie met à votre disposition une multitude d’outils de gestion pour automatiser et faciliter vos projets. Ainsi, n’hésitez pas à vous équiper pour gérer vos entreprises facilement. Vous pouvez par exemple utiliser des agendas électroniques pour la gestion de votre planning, un service cloud, des services en ligne ou des standards téléphoniques virtuels, etc. Bref, les possibilités sont nombreuses.
En utilisant ces outils vous gagnerez du temps. En effet, ils boostent votre productivité. Ils vous permettent de réaliser certaines tâches facilement et rapidement.
Faites passer l’e-mail avant le téléphone
Pour éviter de perdre en efficacité et morceler votre planning, refusez qu’on vous appelle sans un écrit préalable. Ainsi, n’hésitez jamais à ignorer les appels imprévus. Si vous ne voulez pas être dérangé lorsque vous êtes concentrés sur une tâche, vous pouvez même désactiver votre portable. Aussi, éduquer les gens à vous envoyer un e-mail.
En priorisant les échanges par e-mail, vous pouvez répondre aux personnes qui vous textent quand vous le voulez et le pouvez. D’ailleurs, pour mieux vous organiser, fixez-vous une plage horaire précise durant laquelle vous allez vous en occuper. En dehors de ce créneau, fermez votre messagerie pour vous concentrer sur d’autres tâches.
Avec les échanges par e-mail, vous garderez également une trace écrite de l’échange. Cela peut être utile pour la traçabilité ou pour les sujets importants qui méritent qu’on se réfère à certains points.
Organisez des réunions et visites de bureau
Afin de bien faire le suivi, organisez des réunions hebdomadaires avec tous les membres de vos équipes ou visitez leur espace de bureau. Si vos entreprises opèrent à partir de la même ville, vous pouvez prévoir une assemblée générale. Ainsi, vous serez toujours là pour aider, répondre aux besoins de chaque entreprise et avoir une main sur toutes les opérations.
Choisissez un «reporter» au sein de chaque entreprise
Peu importe le nombre d’entreprises dont vous disposez, il faudra avoir un interlocuteur qui vous sert de liaison pour chaque entreprise. Cette personne appelée « reporter » vous tiendra au courant de toutes les mises à jour et actualités de l’entreprise. Les retours obtenus concernent souvent les dépenses, les problèmes avec des clients, les états financiers de semaine en semaine, les problèmes au niveau RH, les différents rapports, etc.
En somme, diriger plusieurs entreprises est une mission difficile mais pas impossible. Il faut tout simplement être bien organisé, utiliser des outils efficaces et avoir un bon entourage professionnel. Aussi, pour diriger efficacement plusieurs entreprises à la fois, n’hésitez pas à déléguer certaines tâches ou à externaliser. Ainsi, vous aurez plus de temps à consacrer sur les tâches plus importantes qui doivent absolument être géré par vous-même.