Aujourd’hui, pour gagner en efficacité dans les organisations, il est de plus en plus question de se tourner vers la dématérialisation. Et tous les secteurs sont concernés par cette tendance, notamment le secteur public. En effet, nombreuses sont les entreprises publiques qui optent pour la facturation numérique dont les avantages sont multiples.
L’envoi des factures électroniques se fait tous azimuts dans le secteur public, une pratique qui montre que nous sommes véritablement à l’ère de la dématérialisation.
Utilisation de la facture électronique dans le secteur public : une obligation légale
Il est bon de noter que l’utilisation de la facture électronique est aujourd’hui obligatoire pour toutes les entreprises qui proposent leurs services dans les structures du service public. L’ordonnance du 26 juin 2014 impose aux prestataires et aux fournisseurs du secteur public, comme les hôpitaux, les collectivités territoriales et les ministères, d’envoyer des factures uniquement au format dématérialisé. Concrètement, depuis le 1er janvier 2017, cette mesure concerne les grandes entreprises (qui ont plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques. Depuis, le 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaires, c’est-à-dire qui comportent entre 250 et 5 000 salariés, sont entrées dans la danse. La mesure s’est ensuite étendue aux petites et moyennes entreprises (entre 10 et 250 salariés), et ce, depuis le 1er janvier 2019. Et depuis le 1er janvier 2020 s’y mettent les microentreprises (qui ont moins de 10 salariés).
Si vous vous demandez qu’est-ce que la dématérialisation, sachez déjà que la facturation et le secteur public sont les véritables moteurs de cette tendance. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation d’envoyer des factures électroniques quand elles fournissent un service ou une prestation à un établissement public.
Dématérialisation de la facturation : quel intérêt ?
L’imposition de la facturation électronique dans le secteur public permet à l’État de centraliser facilement la facturation à l’endroit des entités du service public. L’intérêt de la dématérialisation des factures apparaît à plusieurs niveaux :
∙ Sur le plan financier et économique : le passage aux factures dématérialisées permet de réaliser d’importantes économies, notamment du fait de la réduction des coûts de papier ainsi que de la réduction des coûts d’impression et d’envoi. Et quand il y a moins d’impressions, cela a un impact positif sur l’environnement. Aussi, les délais de transmissions des factures sont aussi significativement réduits, de même que les délais de traitement dans le processus de paiement.
∙ Archivage parfait : en optant pour la dématérialisation, il est plus facile de stocker les factures. En effet, on peut les classer par dossier ou de façon chronologique, ce qui permet de les retrouver en toute simplicité. Il suffit de quelques clics pour accéder aux factures archivées. Leur partage est ensuite facile.
∙ Du temps gagné : le choix de la facture électronique permet la suppression de toutes les manipulations de papier, ce qui favorise un gain de temps. Étant donné que l’édition de la facture, l’envoi de celle-ci et son archivage se font en quelques clics, le service de facturation s’exécute rapidement et est plus rapide. Il faut peu de manipulations pour que les factures soient envoyées.
∙ Contrôle optimal du processus : en outre, la réalisation de factures numériques assure un bon contrôle du processus de facturation. La dématérialisation garantit un suivi rigoureux des documents au sein de l’entreprise. Lorsqu’on la déploie au sein de l’organisation, il est plus facile d’identifier les dates d’envoi des factures. Cela permet ainsi de relancer plus aisément les factures non payées et d’envoyer aux clients des notifications de rappel. Avec la facturation électronique, tout est véritablement simplifié.
Les éléments à faire apparaître absolument sur une facture électronique
Toutes les administrations gagnent à adopter la facturation électronique, qu’elles soient privées ou publiques. Toutefois, pour que les factures dématérialisées aient de la valeur, elles doivent comporter absolument certains éléments. Il est bon de noter qu’une facture électronique répond aux mêmes obligations que la facture papier. Les éléments qui doivent y apparaître sont précisés par l’article L.441-3 du Code du commerce.
Parmi les informations incontournables d’une facture électronique, il y a la date de création de celle-ci. Il est aussi obligatoire d’y voir apparaître le numéro de ladite facture ainsi que le taux de TVA appliqué. En outre, la facture dématérialisée doit renseigner la quantité de produits ou de services, en précisant notamment les marques et références, les quantités ainsi que les prix unitaires et les prix hors taxe.
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