Le choix du logiciel de gestion de tâche est une étape indispensable et incontournable dans le processus de création d’une entreprise. Cet outil va par la suite faciliter et optimiser les opérations liées à la facturation, à la gestion des ressources et à l’amélioration de votre relation client.
Quoi qu’il en soit, nombreux sont encore ceux qui se posent des questions sur le choix d’un logiciel de gestion de tâches. Parmi les nombreuses solutions proposées sur le marché, voici quelques conseils utiles pour déterminer le progiciel de gestion intégré (PGI) adapté à votre activité.
Bien choisir son logiciel gestion de taches : les critères à prendre en compte
L’utilisation d’un logiciel gestion de taches est recommandée dans la mise en œuvre d’un projet de création d’entreprise. En effet, plusieurs raisons expliquent pourquoi ces outils sont indispensables.
Les meilleurs logiciels destinés à la gestion de tâches ont des fonctionnalités spécifiques. Les avantages qu’ils offrent varient cependant d’un outil à un autre. Il vous sera nécessaire d’identifier vos besoins afin de trouver l’outil qui correspond à votre activité. Autrement dit, les fonctionnalités qui vous seront essentielles.
De manière générale, la bonne gestion de votre entreprise dépend de plusieurs facteurs. Et le logiciel que vous devriez utiliser doit vous offrir les fonctionnalités pouvant répondre à ces besoins. Il s’agit en effet de quelques conditions.
Les critères de choix pour choisir un logiciel de tâches
La gestion de votre relation client qui nécessite l’utilisation d’un logiciel CRM (Customer Relationship management)
À ce titre, votre logiciel doit vous permettre d’identifier et de définir une campagne marketing adaptée. Il devra également vous aider à suivre facilement vos activités commerciales et vos cycles de vente.
La facturation des prestations que vous proposez
C’est une étape essentielle dans la mise en œuvre de votre projet. Votre logiciel de gestion doit par conséquent vous permettre de faciliter et de fluidifier les procédures de facturation. À savoir l’établissement de devis et la conversion en facture électronique.
La gestion de stocks
Si vous voulez éviter de perdre des commandes, il vous faudra insister sur ce point. C’est-à-dire que vous devrez choisir un programme qui vous proposera cette fonctionnalité. Ainsi, vous pouvez aisément gérer vos stocks, réduire les risques de ruptures d’approvisionnements et optimiser le coût du stockage.
L’optimisation de la gestion des ressources
Il s’agit ici des ressources humaines qui sont une tâche difficile pour les petites entreprises. Sauf qu’avec un outil de gestion de tâches, il est plus facile de gérer vos collaborateurs. Qu’il s’agisse de vos partenaires ou de vos salariés.
Organisation du flux de travail et gestion d’équipes
Une fois que toutes les données ont été rassemblées, vous pouvez passer par l’organisation de votre flux de travail. Et c’est là que les outils de gestion de tâches tels que Monday vont vous aider. Cela afin de répartir les missions en plusieurs tâches spécifiques. Chaque tâche sera ensuite attribuée à un collaborateur. Cela dit, toute l’équipe peut avoir accès à un suivi en temps réel de l’avancement du projet en cours.
Optimisation du temps de travail et Centralisation des données collectées
Pour les petites entreprises, utiliser un outil de ce type est synonyme d’un gain de temps de travail. Le temps de travail ainsi réduit, la société peut passer par l’automatisation des processus relatifs au traitement des données. Flux de travail, relation client, documents professionnels, comptabilité, toutes ces données peuvent être centralisées en un seul endroit. Et c’est d’ailleurs l’un des objectifs principaux d’un outil ou d’un programme de gestion de tâches.
Pour chaque critère de sélection d’un progiciel de gestion intégré, il est envisageable d’utiliser un logiciel spécialisé. Sauf que cela pourrait augmenter les risques d’erreurs et de redondances. Il est donc primordial de choisir un logiciel qui rassemble toutes ces fonctionnalités.