Au-delà de l’obligation légale, la comptabilité est un outil incontournable dans la gestion d’une entreprise. Cet aspect vous donne la possibilité d’analyser les résultats, mais aussi d’anticiper les éventuelles difficultés de trésorerie. Une bonne tenue de la comptabilité est donc importante pour le bon développement d’une organisation. Pour en savoir un peu plus, découvrez comment gérer facilement la comptabilité d’une entreprise.
Pourquoi faut-il bien tenir sa comptabilité ?
Que vous choisissez de gérer vous-même votre comptabilité ou d’avoir recours à un cabinet comptable, vous devez vous intéresser aux processus comptables. Généralement, il est obligatoire d’avoir une comptabilité à jour.
Selon le Code de Commerce, les commerçants, les artisans, les industriels, les professionnels libéraux et les associations doivent proposer une comptabilité impeccable. Les obligations comptables varient selon la taille de l’organisation, le régime d’imposition aux bénéfices et la nature de l’activité.
Pour une entreprise, la comptabilité est un dispositif de gestion et d’évaluation en temps réel. Elle permet d’évaluer la performance économique pour que les dirigeants puissent prendre les bonnes décisions au bon moment.
Faire une évaluation des performances et une analyse de la répartition de la richesse au niveau de l’entreprise permet d’anticiper et de prévoir la situation financière de celle-ci. Enfin, bien tenir sa comptabilité est fondamental pour se conformer aux obligations légales comme la détermination du régime fiscal et le paiement de l’impôt.
Quel est le rôle de l’expert-comptable dans la tenue de la comptabilité ?
Si certaines entreprises décident elles-mêmes de gérer leur comptabilité, cela n’est pas toujours une tâche des plus facile. En effet, le manque de compétences et de connaissances dans le domaine de la comptabilité peut engendrer des erreurs de calcul.
Généralement, les erreurs en comptabilité peuvent coûter vraiment cher aux entreprises. Un expert-comptable est un professionnel qui dispose des compétences et de l’expérience nécessaire dans ce domaine. Avec lui, vous trouvez les solutions aux problèmes de comptabilité et évitez d’éventuelles pénalités. Cela est donc un bon moyen d’être en parfaite harmonie avec votre contrôleur des impôts.
Gérer facilement la comptabilité d’entreprise : comment le faire ?
Faire le choix d’un logiciel de comptabilité
Un logiciel de comptabilité est un élément essentiel pour l’organisation d’une entreprise. Etant donné que la loi oblige une entreprise à tenir une comptabilité, cette dernière doit donc disposer d’un logiciel qui répond à ses besoins. En fonction du type de logiciel choisi, les fonctionnalités de celui-ci peuvent varier. Les outils les plus complets peuvent notamment vous donner la possibilité de gérer tous les processus d’une entreprise :
- Gestion de caisse (commerces de détails), de facturation (TPE) ou gestion commerciale (PME et grandes entreprises),
- Tenue de la comptabilité (saisie des opérations comptables),
- Gestion des immobilisations,
- Gestion de la paie, etc.
En s’appuyant sur un logiciel de comptabilité, vous pouvez centraliser les données comptables de l’entreprise et faciliter le partage des fichiers. Cela peut vous faciliter la vie, surtout si vous avez recours à un service de comptabilité en ligne. Pour ce type d’outil, il est recommandé de choisir un logiciel simple, flexible et ergonomique.
Tenir la comptabilité à jour
La comptabilité est un aspect fondamental pour toute entreprise. De par son importance, elle doit être toujours mise à jour en temps réel. En effet, elle ne se limite pas simplement à répondre à des obligations fiscales, mais aussi à analyser les performances de l’organisation.
Elle est également importante en ce qui concerne les prévisions budgétaires et permet d’appréhender les problèmes de trésorerie. Il faut dire que les objectifs de la comptabilité sont assez nombreux, d’où l’importance de bien tenir la comptabilité.
Pour bien s’organiser, il est donc important de prévoir des mises à jour fréquentes, qui correspondent à la nature et l’importance de l’activité. Celles-ci peuvent se faire de manière journalière, hebdomadaire, mensuelle, voire annuelle.
Factures de vente, opérations bancaires ou déclarations fiscales, chaque élément doit être pris en compte pour avoir une meilleure gestion comptable. Vous devez alors bien enregistrer régulièrement les opérations comptables.
Bien planifier la comptabilité
Qu’importe le régime fiscal et la taille de l’entreprise, elle se doit de remplir les obligations comptables, juridiques, fiscales et sociales :
- Déclarations de TVA,
- Déclaration de résultats,
- Gestion des comptes annuels,
- Gestion des fiches de paie et de la déclaration des charges sociales, etc.
Vous devez alors réaliser un planning des travaux à effectuer par exercice comptable. Il serait même intéressant d’intégrer des rappels automatiques à des périodes bien définies à l’avance. Cela permet de ne pas oublier une échéance importante et de ne pas être pris de court au moment de solder certaines factures.
Eviter d’associer compte professionnel et compte privé
Si l’activité est réalisée au niveau d’une société, il est essentiel pour le dirigeant et les associés de ne pas mélanger les comptes professionnels et les comptes privés. Tout ce qui est professionnel doit être réglé sur un compte professionnel et les dépenses personnelles sur un compte personnel. Dans le cas contraire, vous pouvez vous exposer à de lourdes sanctions pénales et fiscales et vous mettrez en péril l’équilibre de l’activité, ainsi que le développement de l’entreprise.
Par conséquent, prendre ces dispositions permet aussi de faciliter les travaux du comptable. En effet, celui-ci n’aura plus besoin de rechercher un justificatif pour chaque opération réalisée. Cela va non seulement lui permettre d’économiser du temps, mais il aura aussi la possibilité de se concentrer sur les opérations plus importantes.
Avoir recours à un expert-comptable
Dans la gestion de la comptabilité, vous avez le choix entre plusieurs options :
- Gérer vous-même tout le processus,
- Sous-traiter l’intégralité du travail à un expert-comptable,
- Faire appel à un comptable en interne,
- Sous-traiter une partie des tâches à réaliser.
La plupart des entreprises choisissent de faire appel à un expert-comptable pour gérer intégralement leur comptabilité. Sous-traiter la comptabilité permet effectivement d’économiser du temps et de pallier le manque de compétences dans ce domaine. D’ailleurs, pouvoir profiter des conseils d’un expert-comptable est fondamental dans la vie d’une entreprise, et ce, quel que soit le domaine (comptabilité, juridique, social, fiscal, etc.). C’est pourquoi se faire accompagner par un expert-comptable est un atout pour une entreprise.
Pour la gestion comptable, une entreprise peut soit recruter un expert-comptable traditionnel ou avoir recours à un expert-comptable en ligne. Cette dernière option peut présenter différents avantages.
En effet, un service en ligne est bien plus efficace et facile à mettre en place. Les échanges sont bien plus simples et vous pouvez éviter les déplacements. De plus, dématérialiser les processus comptables vous donne la possibilité de réduire les coûts sur les tâches administratives.
Il faut dire qu’à l’ère du numérique, les moyens de communications sont plus variés. Faire appel à un comptable en ligne permet ainsi de disposer directement de sa comptabilité par le biais des différents outils. Cela va permettre de suivre en temps réel l’état de l’entreprise.
Automatiser la comptabilité
Les évolutions numériques peuvent vous permettre d’économiser du temps au niveau de la comptabilité. Il faut dire que le temps de la comptabilité sur documents physiques est révolu. Vous avez la possibilité de gérer les différents aspects de l’activité en ligne en les connectant avec le logiciel de comptabilité : note de frais en ligne, banque en ligne, assurance maladie en ligne, etc.
L’automatisation des tâches comptables permet d’avoir plus de fiabilité et d’éviter les tâches chronophages. Par ailleurs, la dématérialisation des différents éléments permet de faciliter le stockage des documents et justificatifs en ligne.
Faire de la comptabilité un outil de pilotage
Une comptabilité bien tenue permet de vous donner des données importantes sur l’état financier de l’entreprise. Vous devez ainsi considérer votre comptabilité comme une opportunité d’optimiser votre entreprise et non comme une simple obligation légale.
Grâce à la comptabilité, vous pouvez obtenir des éléments importants :
- Les KPI : il s’agit du chiffre d’affaires, bénéfice, marge, EBE, charges personnelles ou dépenses marketing.
- Prévisionnel financier : la comptabilité vous donne des informations pour réaliser un prévisionnel financier. Ce qui serait utile pour vous, vos investisseurs ainsi que votre banque.
- Besoins de trésorerie : besoin de trésorerie à court ou à long terme ou réduction des postes de dépense, ces informations peuvent vous être données par la comptabilité.
En conclusion, la gestion de la comptabilité d’une entreprise est généralement complexe. Néanmoins, il existe plusieurs moyens permettant de la simplifier. Entre l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, la planification et une mise à jour régulière, vous pouvez gérer facilement cet aspect de l’entreprise. En suivant ces directives, vous avez ainsi la possibilité d’assurer le développement financier de l’organisation et surtout d’avoir des finances en ordre.