Que vous soyez en cours de lancement de votre entreprise ou pas, vous devez savoir que le budget de cette dernière joue un rôle décisif. En effet, le budget est omniprésent quel que soit le projet que vous souhaitez réaliser. Son intervention est cruciale à commencer par la planification jusqu’à la réalisation. Justement, le présent article se consacre à l’exposition des étapes à suivre pour la construction du budget d’une entreprise.
Le budget d’une entreprise : qu’est-ce que c’est ?
Lorsque vous lancez votre entreprise, la définition des objectifs à atteindre est la première chose à faire. Pour obtenir des résultats satisfaisants, il est nécessaire d’établir le budget de votre entreprise. Il s’agit d’une anticipation des éventuelles recettes et dépenses à effectuer pour atteindre la finalité de votre entreprise. C’est la raison pour laquelle il se traduit également comme un budget prévisionnel.
D’une manière générale, le budget d’une entreprise se présente sous forme de tableau financier. En effet, vous avez le choix entre le réaliser sur Excel ou via un logiciel spécial.
Il est à noter que le budget d’une entreprise ne doit en aucun cas être confondu au business plan. Effectivement, si le budget d’une entreprise se limite à la partie financière, le business plan aborde de nombreux autres éléments.
Pourquoi faut-il mettre en place le budget de l’entreprise ?
La mise en place d’un budget d’entreprise est crucial pour le bon fonctionnement de votre activité. Cela, quel que soit votre secteur d’activité et l’envergure de votre entreprise. En effet, il vous offre l’opportunité de :
- Améliorer la gestion de votre argent
- Prévoir de manière réaliste les recettes et les dépenses
- Faciliter le pilotage de votre activité
- Effectuer un suivi sur la viabilité, la productivité et le revenu généré par votre activité
- Pressentir les difficultés
- Utiliser correctement vos ressources
- De garder en vue votre objectif
- Susciter la motivation de l’ensemble de vos collaborateurs
Il ne faut pas oublier le fait que le budget élaboré représente également une référence pour toute une année. En effet, les responsables concernés peuvent prendre référence sur le budget pour connaître l’état d’avancement de l’entreprise par rapport à l’atteinte des objectifs.
De quelle manière faut-il calculer le budget des entreprises ?
Étant donné que l’élaboration du budget d’une entreprise est d’une grande nécessité, il est important de bien définir les étapes à suivre pour obtenir de bons résultats. Dans cette optique, voici les 7 étapes que vous devez considérer au moment où vous mettez en place votre budget.
Etape 1 : déterminer les indicateurs
Dès le commencement, nous soulignons que le tableau de pilotage est juste un outil qui vous expose la véritable situation de votre entreprise. Toutefois, il vous est d’une grande aide dans la prise de décision. C’est pour cela que les indicateurs doivent se marier à votre activité et à votre organisation. Mais, le plus important c’est qu’ils doivent être le reflet de votre stratégie et de la manière dont vous dirigez votre entreprise.
Pour vous orienter, vous devez avoir connaissance du fait que deux types d’indicateurs peuvent être mis en place, à savoir :
- Les indicateurs extra comptables: il s’agit des éléments qui ne se rapportent aux compte. A titre d’exemple, vous pouvez prendre le nombre de commandes reçues de la part de vos clients.
- Les ratios de performances: cela implique la représentation de la commande en chiffre d’affaire
Pour apporter un éclaircissement sur ce qui vient d’être avancé, nous allons prendre un exemple concret.
Vous envisagez d’augmenter votre chiffre d’affaires en sensibilisant de nouveaux clients. Dans ce cas vous devez suivre de près et avec précision les trois indicateurs suivants :
- Des indicateurs centrés sur la performance: cela implique l’étude les chiffres d’affaires que les nouveaux clients peuvent apporter.
- Des indicateurs de l’accomplissement de vos activités: cet indicateur englobe les efforts à faire de votre côté pour obtenir le nombre de nouveaux clients nécessaire. Les retours de mail et le niveau de transformation de vos devis en commande sont également pris en compte par cet indicateur.
- Les indicateurs de dépenses liés à la prospection: cela inclus les investissements à faire par rapport à la communication, au recours au recrutement d’un nouveau vendeur par exemple.
La sélection des indicateurs est indispensable pour avoir la certitude que votre tableau de pilotage renvoie à votre volonté d’évolution. Il faut faire en sorte que ces derniers soient synthétiques.
Etape 2 : désigner la personne en charge de l’élaboration du budget
L’élaboration du budget d’une entreprise est assez délicate, elle nécessite un bon nombre de compétences. De ce fait, il est plus prudent de désigner un responsable pour effectuer cette tâche. Normalement, une entreprise possède un directeur financier. Ce dernier dispose des compétences techniques en finance et comptabilité. Avec son équipe, il peut prendre en charge l’élaboration du budget de l’entreprise. Le directeur de l’entreprise, les comptables et les contrôleurs peuvent également apporter leur point de vue et intervenir dans cette opération.
Les compétences acquises dans l’exercice du métier peuvent également être utiles. Le plus souvent, les chefs de service connaissent davantage leur secteur et leur marché. C’est la raison pour laquelle ils sont sollicités pour donner le budget de leur équipe à la personne chargée d’élaborer le budget. De cette manière, il est plus facile de mettre en place un budget global en fonction du besoin de chaque département. Le directeur de l’entreprise n’aura donc plus qu’à valider ou à modifier le budget de l’entreprise.
Etape 3 : se référer aux donnés des années précédentes
Une entreprise doit avoir en sa possession l’historique de son évolution. Ainsi, il est conseillé de se référer aux données des années précédentes avant de commencer à mettre en place votre budget. En effet, grâce à cela vous pouvez voir l’historique de vos ventes et vous en inspirer en vue de l’élaboration de votre budget prévisionnel. Mais n’oubliez pas que le temps évolue et que chaque année doit être différente. Alors, ne vous aventurez pas à faire du copier-coller car cela pourrait vous induire en erreur.
Etape 4 : prévoir les changements
Pour avoir un résultat satisfaisant et près de la réalité, il faut s’organiser pour prévoir l’évolution des éléments dont vous aurez besoin.
Cette évolution peut se manifester de différentes manières alors nous vous présentons ici quelques exemples :
- S’il est prévu que votre loyer augmente l’année prochaine, insérez dès maintenant l’augmentation dans le budget de votre entreprise pour anticiper l’augmentation.
- Si vous souhaitez augmenter le nombre de vos personnels l’année prochaine, il faut considérer dès maintenant le budget destiné à leur salaire.
Évidemment, malgré l’anticipation de certains éléments, il est possible que des imprévus surviennent durant l’année. Dans ce cas, il faut trouver un plan pour y faire face.
Etape 5 : mettre en place un plan B
Afin de pouvoir faire face aux imprévus ou au projet qui tourne mal, il faut toujours mettre en place un second plan qui vous permet de sortir d’une mauvaise passe. Dans cette situation, il est préférable de prévoir un budget qui se rapporte à un changement de scénario. Pour cela, il faut établir un scénario d’urgence clair et détaillé.
Etape 6 : effectuer une analyse de votre prévision budgétaire
L’application de la prévision de votre budget d’entreprise nécessite une certaine analyse de la situation. Pour cela, il est recommandé de passer au contrôle de votre budget au moins une fois par mois pour savoir si elle est conforme à la réalité. Si besoin, vous pouvez y apporter des modifications. Dans cette optique, vous êtes conseillé d’effectuer l’analyse au niveau de :
- Du revenu réel et la prévision de vos ventes: pour cela vous devez procéder à une comparaison. Cela vous permet ensuite d’étudier les raisons de la hausse de votre chiffre d’affaires. Cette comparaison vous donne également la possibilité de vous mettre au courant des manques à gagner et de modifier votre stratégie pour l’atteindre.
- La dépense réelle et prévisionnelle: bien sûr, ici, la comparaison reste la meilleure approche pour effectuer l’analyse car cela vous permet de dégager les coûts impactés, la fréquence du paiement de vos clients, etc.
Le fait de procéder à l’analyse de votre budget prévisionnel vous permet d’élaborer un budget proche de la réalité et d’agir en conséquence dans le règlement de vos problèmes.
Etape 7 : opter pour le bon outil
En tant que professionnel dans votre domaine, vous devez agir comme tel. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des outils adaptés qui vous permettent de faciliter votre travail. La plupart du temps, Excel est la meilleure option vu ses différentes qualités. Mais il existe également des outils comme Board, the business plan shop.
En guise de conclusion, nous pouvons dire que la construction d’un budget d’entreprise nécessite des études, des analyses, des techniques adaptées à votre activité, des prévisions, etc. Ainsi, il faut prendre le temps de passer les étapes nécessaires afin de garantir le succès de votre activité.